ATO DO 1º SECRETÁRIO Nº 3, DE 2022

O PRIMEIRO-SECRETÁRIO DO SENADO FEDERAL, no uso de suas atribuições regimentais e regulamentares, com fundamento no art. 6º-A do Ato da Comissão Diretora nº 03, de 2003, com a redação do Ato da Comissão Diretora nº 09, de 2011;

CONSIDERANDO as medidas adotadas no âmbito do Senado Federal, por força dos Atos do Presidente nos 2, 3 e 4, de 2020;

CONSIDERANDO o Ato da Comissão Diretora nº 11, de 2014, que dispôs sobre a assinatura eletrônica no âmbito do Senado Federal;

CONSIDERANDO o Ato da Comissão Diretora nº 4, de 2022, que dispõe sobre a utilização do serviço de protocolo eletrônico administrativo E-PROTOCOLO para recebimento de documentos digitais pelo Senado Federal;

CONSIDERANDO o Ato do Primeiro-Secretário nº 6, de 2020, com as subsequentes prorrogações, que autorizou o órgão gestor da Cota para o Exercício da Atividade Parlamentar dos Senadores - CEAPS a proceder o exame previsto no art. 5º do APS 5/2014, pelo prazo de 180 dias, por meio da imagem digitalizada dos documentos previstos no §1º do art. 6º do referido Ato;

CONSIDERANDO o Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020, que regulamentou o disposto no inciso X do caput do art. 3º da Lei nº 13.874, de 20 de setembro de 2019, e no art. 2º-A da Lei nº 12.682, de 9 de julho de 2012, para estabelecer a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais;

CONSIDERANDO a Lei nº 14.129, de 29 de março de 2021, que tratou dos princípios, regras e instrumentos para o aumento da eficiência da administração pública, especialmente por meio da desburocratização, da inovação, da transparência digital e da participação do cidadão;

CONSIDERANDO a Lei nº 12.682, de 2022, que regulamentou a digitalização, o armazenamento em meio eletrônico, óptico ou equivalente e a reprodução de documentos públicos e privados, atualizada pela Lei nº 13.874, de 2019, ambas regulamentadas pelo Decreto nº 10.278, de 2020;

CONSIDERANDO o ganho operacional dos processos digitais, no âmbito da CEAPS, em termos de agilidade processual, tempo de resposta, segurança e economia de recursos, na vigência do APS 6/2020;

CONSIDERANDO a oportunidade de adoção do formato digital de tramitação dos requerimentos da CEAPS no Senado Federal, de forma definitiva, contemplando mudanças no tratamento, guarda e validação dos documentos que são objeto de ressarcimento aos parlamentares pelo Senado, RESOLVE:

Art. 1º O exame previsto no art. 5º do Ato do Primeiro-Secretário nº 5, de 2014 será realizado pelo órgão gestor da Cota para o Exercício da Atividade Parlamentar dos Senadores - CEAPS, por meio da imagem digitalizada dos documentos previstos no §1º do art. 6º do referido Ato.

Art. 2º A digitalização deverá observar as exigências do Decreto 10.278, de 2020, quanto aos requisitos de validade, aos padrões técnicos e aos metadados mínimos de digitalização, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais.

Art. 3º O documento digitalizado destinado a se equiparar a documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato perante pessoa jurídica de direito público interno deverá ser assinado digitalmente com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP- Brasil, por servidor do gabinete parlamentar, de modo a garantir a autoria e o não repúdio da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados, no ato da solicitação a que se refere o art. 6º do APS 5/2014.

Art. 4º A imagem digitalizada deverá ser inserida no sistema Cotas, mediante declaração expressa de conformidade pelo servidor encarregado da sua certificação, como requisito de autenticidade do teor e da integridade do documento original, constituindo-se na única fonte de comprovação da despesa ressarcida pelo órgão gestor da CEAPS.

Parágrafo único. A revisão dos atos praticados no processo de ressarcimento, suscitada em decorrência de eventual desconformidade na confrontação da despesa ressarcida com os documentos digitalizados, poderá ocasionar o desconto do valor equivalente ao que foi pago nos ressarcimentos subsequentes ou a cobrança em processo de reembolso, se impossível o desconto.

Art. 5º A opção do parlamentar pela digitalização dos documentos sem a certificação digital a que se refere o artigo 3º permite a análise e o ressarcimento nos termos do artigo 1º, mas confere-lhe a responsabilidade pela guarda dos originais pelo prazo de 5 (cinco) anos, para imediata apresentação ao Senado, se necessário.

Art. 6º Fica prorrogado o prazo do APS 6/2020 até o final do atual exercício financeiro, bem como o § 9º do art. 6º do APS 5/2014.

Parágrafo único. São convalidados os dispositivos do § 9º do art. 6º do APS 5/2014, durante o período de vigência do APS 6/2020.

Art. 7º Os documentos digitalizados durante a vigência do APS 6/2020 terão a sua autenticidade atestada por servidor do gabinete parlamentar, com certificação digital no padrão da ICP-Brasil, até o último dia útil do atual exercício financeiro, dispensando-se a remessa dos originais ao órgão gestor da CEAPS.

Parágrafo único. O decurso do prazo estipulado no caput desse artigo, sem a certificação dos documentos digitalizados durante a vigência do APS 6/2020, implicará o sobrestamento de novos pedidos de ressarcimento no sistema Cotas até a regularização.

Art. 8º A assinatura a que se refere o caput do art. 6º do APS 5/2014 poderá ser realizada em meio digital, por meio de certificação ICP Brasil, de certificação interna do Senado Federal ou por meio de login e senha no sistema da CEAPS.

Art. 9º Este Ato entra em vigor na data de sua publicação.

Senado Federal, 3 de outubro de 2022. Senador Irajá Silvestre Filho, Primeiro-Secretário.

Publicado:

- Boletim Administrativo do Senado Federal, nº 8513, seção 1, de 03/10/2022, p. 1.