INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 1, DE 1991

Dispõe sobre a solicitação, concessão, aplicação, comprovação e controle de suprimento de fundos por meio de adiantamento, no âmbito do Senado Federal.

O DIRETOR-GERAL, no uso das competências que lhe são conferidas pelo Ato nº 112, de 1985, do Presidente do Senado Federal, e considerando a conveniência de complementar e consolidar, através de normas próprias, a regulamentação do emprego e comprovação de Suprimento de Fundos, RESOLVE baixar as seguintes instruções:

I – Da caracterização legal do instrumento

Art. 1º O Suprimento de Fundos, também denominado regime de adiantamento, constitui instrumento legal para a execução de gastos no Senado Federal, consoante o estabelecido no art. 68 da Lei nº 4.320, de 17 de março de 1964.

II – Da solicitação

Art. 2º O Suprimento de Fundos será solicitado, por titular de órgão da Estrutura Administrativa, através de formulário padronizado.

§ 1º Cada solicitação de Suprimento de Fundos, respeitado o limite fixado pelo art. 7º, poderá compreender até 3 (três) dotações específicas, as quais serão objeto de prestações de contas distintas.

§ 2º O pedido indicará, de modo claro e conciso, além da caracterização do servidor que será suprido, a finalidade dos recursos solicitados em cada dotação.

Art. 3º O pedido será instruído pela Subsecretaria de Administração Financeira ao seu encaminhamento à deliberação do ordenador de despesa.

Art. 4º Será de 120 (cento e vinte) dias o período para aplicação dos recursos.

§ 1º O período será contado a partir da data do crédito bancário na conta do beneficiado.

§ 2º O período de aplicação não poderá exceder a 15 de dezembro do próprio exercício.

III – Da concessão

Art. 5º A concessão de Suprimento de Fundos será sempre precedida da emissão da Nota de Empenho, para atendimento de despesas que não possam se subordinar ao processo normal de realização (empenho, liquidação e pagamento).

§ 1º Constituem-se casos de concessão de Suprimento de Fundos

a) serviços extraordinários e urgentes, cuja execução não admita delongas;

b) despesas a serem realizadas em lugares distantes dos órgãos pagadores;

c) despesas miúdas e de pronto pagamento necessárias ao funcionamento do Senado Federal.

§ 2º Entender-se-ão por despesas miúdas e de pronto pagamento aquelas que envolverem importância inferior a 1/10 (um décimo) do valor estabelecido para dispensa de licitação, consoante o item II do art. 19 do Ato nº 31/87, da Comissão Diretora, à época da concessão do adiantamento.

Art. 6º É vedada a concessão de Suprimento de Fundos:

I – a servidor em alcance, assim entendido aquele que não regularizou pendências de Suprimento de Fundos anterior, dentro dos prazos legais;

II – a servidor em atraso na prestação de contas de Suprimento de Fundos;

III – a servidor responsável por 2 (dois) Suprimento de Fundos a comprovar;

IV – a servidor que não esteja em efetivo exercício.

Art. 7º O Suprimento de Fundos poderá ser concedido até o limite estabelecido para a dispensa de licitações, para cada item de despesa.

Art. 8º A entrega do numerário ao suprido será efetuada através de depósito em conta aberta em estabelecimento oficial de crédito, intitulada “Adiantamento – SF”, ou em espécie, conforme o caso.

Parágrafo único. Após o procedimento previsto no caput deste artigo, o processo de concessão será entregue ao agente suprido, para fins de instrução e posterior prestação de contas.

IV – Da aplicação

Art. 9º Na aplicação do Suprimento de Fundos serão obedecidos os seguintes critérios:

I – os pagamentos serão efetuados, sempre que possível, por meio de Cheque Nominativo em favor dos fornecedores;

II – os saques e/ou pagamentos efetuados em espécie, serão objeto de justificação;

III – o Suprido não poderá manter em seu poder valor, em espécie, superior a 10% do limite estabelecido para dispensa de licitação, exceto nos casos em que o Suprimento de Fundos seja concedido em espécie;

IV – nos casos de aquisição de materiais ou de qualquer outro tipo de operação sujeita a tributo, o fornecimento deverá ser sempre acompanhado de Nota Fiscal ou documento equivalente em nome do Senado Federal;

V – no pagamento de despesas referentes à prestação de serviços por profissional autônomo será efetuada, sempre que cabível, a retenção de impostos e de contribuições previdenciárias devidas, bem como o respectivo recolhimento;

VI – os documentos relativos ao fornecimento de materiais ou equipamentos sujeitos a registro patrimonial ou tombamento terão uma de suas vias, ou cópia autenticada pela unidade requisitante, encaminhada ao Órgão do patrimônio para efetuar os registros cabíveis.

Art. 10 O material adquirido ou o serviço prestado será atestado no próprio comprovante de despesa, por outro servidor, devidamente identificado e visado pela requisitante.

Art. 11 Os pagamentos efetuados com inobservância das disposições destas Normas serão glosados e lançados à responsabilidade pessoal do suprido.

V – Da comprovação

Art. 12 O servidor que receber o Suprimento de Fundos é obrigado a prestar contas de sua aplicação segundo estas Normas, sujeitando-se à tomada de contas especial se não o fixar no prazo fixado pelo Ordenador de Despesas.

Parágrafo único. A prestação de contas será efetuada no prazo de até 15 (quinze) dias após o último dia do período concedido pelo Ordenador de Despesa para a aplicação.

Art. 13 A comprovação da aplicação do adiantamento será organizada pelo servidor suprido, sob a orientação técnica da Subsecretaria de Administração Financeira, instruído, necessariamente, com os seguintes elementos:

I – documento padrão de encaminhamento à autoridade requisitante e de reencaminhamento por este Ordenador de Despesas;

II – recibo do depósito bancário inicial, quando for o caso, e comprovante do movimento bancário;

III – documento padrão de discriminação das despesas através do suprimento;

IV – documentos comprobatórios da efetiva realização da despesa, devidamente atestados pelas unidades favorecidas, numerados sequencialmente (notas fiscais, faturas, recibos ou similares) em ordem crescente da data de emissão pelo fornecedor;

V – comprovante do recolhimento do saldo do adiantamento à conta do Senado Federal, quando existente;

VI – comprovante de recolhimento das retenções previdenciárias e de impostos, eventualmente efetuadas.

§ 1º Os documentos comprobatórios do gasto serão apresentados em original.

§ 2º No comprovante da despesa deverá constar, claramente, a discriminação do material fornecido ou do serviço efetuado, não se admitindo generalização ou o emprego de abreviaturas que impeçam seu reconhecimento.

Art. 14 A comprovação será submetida ao Ordenador de Despesas que concedeu o suprimento, que, com o concurso da Subsecretaria de Administração Financeira, determinará diligências, promoverá impugnações quaisquer outras providências necessárias à regularização da prestação de contas.

Parágrafo único. Quando ocorrer impugnação ou glosa, será comunicado ao responsável, para que, no prazo de 10 (dez) dias se justifique ou recolha o valor glosado.

VI – Do julgamento

Art. 15 Se a prestação de contas tiver sido objeto de impugnações, a Auditoria efetuará o seu reexame.

Art. 16 Concluída a apreciação pela Subsecretaria de Administração Financeira ou pela Auditoria, quando for o caso, estará a prestação de contas em condições de ser submetida ao julgamento do Ordenador de Despesas.

Parágrafo único. Aprovada a prestação de contas pelo Ordenador de Despesas, o processo será devolvido à Subsecretaria de Administração Financeira.

Art. 17 Revogam-se as disposições em contrário, em especial as Instruções Normativas nº 1/85, 1/86, 1/87 e 3/87 desta Diretoria-Geral.

Brasília, 13 de setembro de 1991. Manuel Vilela de Magalhães,Diretor-Geral em substituição.

Diário do Congresso Nacional, nº 125, seção nº 2, de 14 de setembro de 1991, p. 5981.