ATO DA DIRETORIA-GERAL Nº 12, DE 2015
Aprova os procedimentos gerais para a produção de documentos e processos e o desenvolvimento das atividades de protocolo no Senado Federal.
A DIRETORA-GERAL DO SENADO FEDERAL, no uso das competências conferidas pelo art. 252 do Regulamento Administrativo, aprovado pela Resolução do Senado Federal nº 40, de 2014;
Considerando o disposto no Ato da Comissão Diretora nº 11, de 2014, e no Ato do Presidente nº 6, de 2015, que dispõem sobre o processo eletrônico no âmbito do Senado Federal, RESOLVE:
Art. 1º Aprovar os procedimentos gerais para a produção de documentos e o desenvolvimento das atividades de protocolo, de observância obrigatória pelas unidades e servidores do Senado Federal, nos termos dos Anexos I e II, que se referem a documentos e processos digitais e não digitais, respectivamente.
Art. 2º Aprovar o glossário para os procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo, nos termos do Anexo III.
Art. 3º Para fins deste Ato consideram-se atividades de protocolo o recebimento, a classificação, o registro, a distribuição, o controle da tramitação, a expedição e a autuação de documentos e os procedimentos dela decorrentes.
Art. 4° Os documentos digitais criados ou capturados pelo Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos terão o status de minuta, originalou via.
Parágrafo único. Serão considerados documentos arquivísticos digitais somente os originais e as vias.
Art. 5° A partir da implantação do Processo Eletrônico, os documentos e processos administrativos do Senado Federal serão produzidos, exclusivamente, em meio digital e gerenciados pelo Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos.
Parágrafo único. Os documentos e processos administrativos serão assinados eletronicamente, conforme dispõe o Ato da Comissão Diretora nº 11, de 2014.
Art. 6° Os documentos provenientes de fontes externas ao Senado Federal serão recebidos preferencialmente em formato digital, com assinatura digital baseada em certificado digital, de uso pessoal e intransferível, emitido por autoridade certificadora credenciada junto à Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) ou certificado digital interno da fonte externa mediante convênio.
Art. 7° Na eventualidade de interrupção do funcionamento do Sistema Informatizado fica suspensa, pelo período da intercorrência, nos termos do art. 67 da Lei nº 9.784, de 1999, a contagem dos prazos processuais, salvo os prazos estabelecidos em lei específica ou determinação de autoridade ou órgão competente.
Art. 8° Os processos administrativos que foram autuados até o dia imediatamente anterior ao início de implantação do processo eletrônico poderão ter seus volumes físicos encerrados, sendo aberto um novo volume digital, no qual serão anexados os documentos digitais, ressalvados os casos definidos em Ato da Diretoria-Geral.
§ 1º Os documentos e volumes dos processos físicos serão digitalizados gradativamente e por demanda.
§ 2º Enquanto não forem digitalizados, os documentos e volumes dos processos físicos serão tramitados física e eletronicamente.
Art. 9º As dúvidas quanto à aplicação deste Ato serão dirimidas pela Coordenação de Arquivo do Senado Federal.
Art. 10. Revoga-se o Ato da Diretoria-Geral nº 667, de 2013.
Art. 11. Este Ato entra em vigor na data da sua publicação.
ANEXO I - PROCEDIMENTOS GERAIS PARA PRODUÇÃO E PROTOCOLO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS DIGITAIS NO SENADO FEDERAL. (Redação dada pelo Ato da Diretoria-Geral nº 30, de 2015)
ANEXO II - PROCEDIMENTOS GERAIS PARA PRODUÇÃO E PROTOCOLO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS NÃO DIGITAIS NO SENADO FEDERAL. (Redação dada pelo Ato da Diretoria-Geral nº 30, de 2015)
ANEXO III - GLOSSÁRIO
Senado Federal, 7 de abril de 2015. Ilana Trombka, Diretora-Geral.
Publicado:
- Boletim Administrativo do Senado Federal, nº 5726, seção 2, de 08/04/2015, p. 1.