ATO DA DIRETORIA-GERAL Nº 41, DE 2025

Dispõe sobre os formatos de documentos arquivísticos digitais admitidos no âmbito do Senado Federal.

A DIRETORA-GERAL DO SENADO FEDERAL, no uso de suas competências previstas no art. 74 do Regulamento Administrativo do Senado Federal, aprovado pelo Ato da Comissão Diretora nº 14, de 2022,

CONSIDERANDO os princípios que regem a administração pública, notadamente o da eficiência e o da continuidade administrativa;

CONSIDERANDO a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados;

CONSIDERANDO a responsabilidade e o dever do Senado Federal e de suas Unidades Político/Administrativas, que compõem a sua estrutura, de proteger e zelar pelos documentos de arquivo, independentemente do seu suporte, como instrumentos de apoio à administração, à política, à sociedade e como elemento de prova e informação;

CONSIDERANDO a necessidade de planejar e implementar ações para assegurar a preservação dos documentos digitais, promover a memória institucional e disponibilizar o acesso aos documentos para a sociedade;

CONSIDERANDO a grande variedade de documentos arquivísticos produzidos originalmente e/ou recebidos em formato digital no Senado Federal, na forma de textos, imagens, vídeos, áudios, dentre outros, além de um acervo de documentos digitalizados que precisam ser armazenados e preservados de forma adequada;

CONSIDERANDO o Ato da Diretoria-Geral nº 12, de 2015, que aprova os procedimentos gerais para a produção de documentos e processos e o desenvolvimento das atividades de protocolo no Senado Federal;

CONSIDERANDO a necessidade de garantir que arquivos digitais possam ser utilizados por distintos sistemas, em diferentes épocas, para troca de informações de maneira eficaz e eficiente (interoperabilidade), de preferência utilizando-se de formatos abertos, RESOLVE:

Art. 1º Definir a relação de formatos de documentos arquivísticos digitais admitidos no âmbito do Senado Federal.

Parágrafo único. As disposições deste Ato aplicam-se aos documentos arquivísticos digitais, natos ou digitalizados, produzidos ou recebidos pelo Senado Federal.

Art. 2º Para os fins deste Ato, considera-se:

I - formato de arquivo: especificação de regras e padrões descritos formalmente para a interpretação dos bits constituintes de um arquivo digital. Pode ser aberto, fechado, proprietário e/ou padronizado;

II - documento arquivístico digital: documento arquivístico codificado em dígitos binários, produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional, que pode ser produzido no contexto tecnológico digital (documentos nato digitais) ou obtido a partir de suportes analógicos (documentos digitalizados);

III - documento nato digital: documento originalmente produzido e mantido em ambiente digital pelas unidades produtoras;

IV - documento digitalizado: documento em papel convertido para um padrão de formato digital (imagem) por meio de dispositivo eletrônico (escâner);

V - formato aberto: formato de arquivo não proprietário, cuja especificação esteja documentada publicamente e seja de livre conhecimento e implementação, livre de patentes ou de qualquer outra restrição legal quanto à sua utilização.

Art. 3º As secretarias e unidades setoriais do Senado Federal devem observar os padrões definidos neste Ato para realização de contratações, aquisições e atualizações de sistemas informatizados e equipamentos de tecnologia da informação e comunicação.

§ 1º Os novos sistemas informatizados, de desenvolvimento próprio ou adquiridos do mercado, devem ser capazes de produzir e gerir documentos arquivísticos digitais nos formatos definidos neste Ato.

§ 2º Os sistemas informatizados em uso antes da vigência deste Ato, quando forem objeto de novas implementações, deverão observar os formatos de documentos arquivísticos digitais adotados pelo Senado Federal.

§ 3º As aquisições ou atualizações de equipamentos de tecnologia da informação e comunicação devem prever a capacidade de tais equipamentos de gerir os formatos definidos neste Ato.

Art. 4º Os formatos de documentos arquivísticos digitais adotados pelo Senado Federal visam atender aos princípios de preservação, acessibilidade, usabilidade, autenticidade, integridade, confiabilidade e interoperabilidade dos documentos ao longo do tempo.

Parágrafo único. Os documentos arquivísticos digitais do Senado Federal serão, preferencialmente, produzidos em padrões de formato aberto.

Art. 5º A adoção de novos formatos de arquivos no âmbito do Senado Federal deverá seguir, sempre que possível, os seguintes critérios:

I - disponibilidade pública, que consiste em afirmar que a especificação do formato é conhecida e detalhada de modo suficiente para que seja possível criar um software capaz de exibir corretamente os arquivos produzidos no formato especificado;

II - multiplicidade de plataformas de hardware e software, que consiste em afirmar que não há exclusividade de plataforma para exibição do formato;

III - não compactado, que consiste em dizer que o formato não é compactado, ou admite compactação sem perdas;

IV - com suporte, que consiste em dizer que há um conjunto de empresas e desenvolvedores que utilizam o formato definido, bem como fornecedores aptos a dar apoio e orientações na utilização do formato.

Art. 6º Caberá à Secretaria de Gestão da Informação e Documentação - SGIDOC, com o apoio técnico da Secretaria de Tecnologia da Informação - Prodasen e de outras áreas técnicas, o monitoramento permanente da relação de formatos adotados pelo Senado, de modo que mantenham, ao longo do tempo, as características previstas no art. 5º deste Ato.

Art. 7º O processo de digitalização de documentos de caráter permanente textuais ou com imagens fixas deverá gerar arquivos digitais, observadas as especificações a seguir:

I - formato: deve-se utilizar o PDF/A;

II - resolução: deve ser de, pelo menos, 300 DPI e escala 1:1;

III - orientação da página: o arquivo digital deve preservar a orientação do documento original (horizontal / vertical);

IV - posicionamento: deve-se garantir que a imagem gerada no processo de digitalização não apresente inclinação ou corte de informação.

Parágrafo único. Os documentos digitalizados que tenham a eliminação como destinação final, conforme a tabela de temporalidade, podem utilizar formato PDF simples e resolução inferior à estabelecida no inciso II do caput, garantida a sua legibilidade.

Art. 8º Os documentos digitais em formatos distintos daqueles previstos no anexo deste ato não serão recebidos pelos órgãos do Senado Federal, cabendo ao órgão recebedor orientar o remetente quanto aos formatos autorizados.

Art. 9º As secretarias e unidades setoriais devem adotar os formatos de documentos digitais constantes do Anexo Único deste Ato para criar novos documentos natos digitais.

§ 1º A adoção de formatos não previstos no Anexo Único deverá ser precedida de análise técnica fundamentada a ser encaminhada formalmente pela secretaria e/ou unidade setorial à SGIDOC;

§ 2º Para a análise técnica a SGIDOC contará com o apoio do Prodasen;

§ 3º Verificada a viabilidade da adoção de novo formato, caberá à SGIDOC submeter à Diretoria-Geral a atualização dos padrões disponíveis no Anexo Único.

Art. 10. As secretarias e unidades setoriais do Senado Federal, com o apoio das áreas técnicas, deverão se adequar quanto à produção e ao recebimento de documentos, em conformidade com os formatos constantes do Anexo Único, até o início da vigência deste Ato.

Art. 11. As dúvidas e os casos omissos quanto aos procedimentos deste Ato serão decididos pela Diretoria-Geral do Senado Federal.

Art. 12. Este Ato entra em vigor 365 (trezentos e sessenta e cinco) dias após a data de sua publicação.

ANEXO

Senado Federal, 3 de outubro de 2025. Ilana Trombka, Diretora-Geral.

Publicado:

- Boletim Administrativo do Senado Federal, nº 9971, seção 1, de 8 de outubro de 2025, p. 1.