ATO DA COMISSÃO DIRETORA Nº 6, DE 2022

Dispõe sobre a Política de Preservação Digital de Documentos do Senado Federal (PPDD).

A COMISSÃO DIRETORA DO SENADO FEDERAL, no uso das competências previstas no inciso I do art. 98 do Regimento Interno e no art. 191 do Regulamento Administrativo, consolidado pela Resolução do Senado Federal nº 13, de 2018,

CONSIDERANDO que os documentos digitais são recursos estratégicos para o Senado Federal;

CONSIDERANDO a responsabilidade e o dever do Senado Federal e as Unidades Político/Administrativas que compõem a sua estrutura, de proteger e zelar pelos documentos de arquivo, independentemente do seu suporte, como instrumentos de apoio à administração, à política, à sociedade e como elemento de prova e informação;

CONSIDERANDO a necessidade de planejar e implementar ações para assegurar a preservação dos documentos digitais, promover a memória institucional e disponibilizar o acesso aos documentos para a sociedade;

CONSIDERANDO a necessidade de estabelecer objetivos, diretrizes, requisitos e instrumentos em consonância com normas nacionais e internacionais para a preservação de documentos digitais no Senado Federal;

CONSIDERANDO a grande variedade de documentos arquivísticos produzidos originalmente em formato digital no Senado Federal, na forma de textos, imagens, vídeos, áudios, dentre outros, além de um acervo de documentos digitalizados que precisam ser armazenados e preservados de forma adequada;

CONSIDERANDO a Carta para a Preservação do Patrimônio Arquivístico Digital, aprovada na 34ª reunião plenária do CONARQ, realizada em 6 de julho de 2004, no Rio de Janeiro;

CONSIDERANDO a Política de Preservação Digital, publicada pelo Arquivo Nacional (AN), em abril de 2012 por meio do seu programa AN Digital;

CONSIDERANDO a Resolução nº 37, de 19 de dezembro de 2012 - CONARQ que aprova as Diretrizes para a Presunção de Autenticidade de Documentos Arquivísticos Digitais;

CONSIDERANDO a Resolução nº 39, de 29 de abril de 2014 - CONARQ, que estabelece diretrizes para a implementação de repositórios digitais confiáveis para a transferência e CONSIDERANDO o recolhimento de documentos arquivísticos digitais para instituições arquivísticas dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR; CONSIDERANDO a Resolução nº 43, de 04 de setembro de 2015, que altera a redação da Resolução do CONARQ nº 39, de 29 de abril de 2014;

CONSIDERANDO a Orientação Técnica nº 3, de novembro de 2015, da Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (CTDE), que dispõe sobre os cenários de uso de repositórios digitais confiáveis integrados a sistemas gestão arquivística;

CONSIDERANDO o disposto no Ato da Comissão Diretora nº 11, de 2014, e no Ato do Presidente nº 6, de 2015, que dispõem sobre o processo eletrônico no âmbito do Senado Federal;

CONSIDERANDO o Ato da Comissão Diretora nº 9, de 2017, que institui a Política Corporativa de Segurança da Informação do Senado Federal - PCSI;

CONSIDERANDO o § 2º do art. 216 da Constituição Federal;

CONSIDERANDO o art. 1º da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991;

CONSIDERANDO o inciso II do art. 6º da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011;

CONSIDERANDO a ISO 18492: 2005 que dispõe sobre a preservação de longo prazo de informações eletrônicas; e

CONSIDERANDO a ISO 14721:2012 que dispõe sobre os sistemas de transferência de dados e informações - Sistema Aberto de Informações de Arquivos (OAIS) - traduzida para a língua portuguesa do Brasil na recomendação ABNT/NBR 15472:2007, Sistema Aberto para Arquivamento de Informação (SAAI), RESOLVE:

Art. 1º Este ato institui a Política de Preservação Digital de Documentos do Senado Federal (PPDD) que compreende princípios, objetivos, diretrizes e requisitos para orientar a tomada de decisões quanto à preservação e o acesso em longo prazo de documentos arquivísticos digitais.

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Art. 2º Para os fins desta Política entende-se como:

I - Autenticidade: credibilidade de um documento enquanto documento, isto é, a qualidade de um documento ser o que diz ser e que está livre de adulteração ou qualquer outro tipo de corrupção. Diz respeito à manutenção da identidade e da integridade do documento.

II - Avaliação: processo de análise que permite a identificação dos valores dos documentos, para fins de definição de seus prazos de guarda e de sua destinação, elaborado por comissões competentes.

III - Cadeia de custódia: no âmbito legal, significa um método de documentação que preserva a história cronológica e garante a idoneidade e o rastreamento de evidência;

IV - Classificação: a) Esquema de distribuição de documentos em níveis hierárquicos de classes, de acordo com critérios específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido; b) análise e identificação do conteúdo de documentos, seleção da categoria de assunto, de acordo com um plano de classificação, sob a qual sejam recuperados, podendo-lhes atribuir códigos.

V - Componente digital: a) objeto digital que é parte de um ou mais documentos digitais, incluindo os metadados necessários para ordenar, estruturar ou manifestar seu conteúdo e forma, que requer determinadas ações de preservação; b) String de bits necessários para a apresentação de um objeto digital que armazena seu conteúdo e os metadados necessários para sua apresentação.

VI - Conteúdo estável: propriedade significativa de um documento arquivístico que assegura que seu conteúdo permanece o mesmo cada vez que o documento é manifestado, pode ser tanto imutável quanto mutável (i.e. dotado de variabilidade limitada), de acordo com regras estabelecidas.

VII - Custódia: responsabilidade jurídica de guarda e proteção de documentos de arquivo, independente de vínculo de propriedade.

VIII - Derivada de acesso: cópia de menor tamanho e de formato pré-definido, criada a partir do Pacote de Informações para Arquivo (AIP) armazenado no repositório, na forma de um Pacote de Informação de Disseminação (DIP) contendo também as respectivas descrições do documento.

IX - Destinação: decisão, com base na avaliação, sobre o encaminhamento de documentos para guarda permanente ou eliminação.

X - Documento arquivístico: documento produzido, recebido ou acumulado por um órgão ou unidade no exercício de suas funções e atividades, para fins de prova, informação ou fonte de pesquisa.

XI - Documento arquivístico digital: documento arquivístico codificado em dígitos binários, produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional, que pode ser produzido no contexto tecnológico digital (documentos natos digitais) ou obtido a partir de suportes analógicos (documentos digitalizados).

XII - Documento autêntico: documento que se mantém da mesma forma como foi produzido e, portanto, apresenta o mesmo grau de confiabilidade que tinha no momento de sua produção.

XIII - Documento digitalizado: documento em papel convertido para um padrão de formato digital (imagem) por meio de dispositivo eletrônico (escâner).

XIV - Documento nato digital: documento originalmente produzido e mantido em ambiente digital pelas unidades produtoras.

XV - Forma fixa: propriedade significativa de um documento arquivístico que assegura que sua aparência ou apresentação documental permanece a mesma cada vez que o documento é manifestado, ou que pode ser alterada segundo regras fixas (i.e. dotado de variabilidade limitada).

XVI - Formato de arquivo: especificação de regras e padrões descritos formalmente para a interpretação dos bits constituintes de um arquivo digital. Pode ser aberto, fechado, proprietário e/ou padronizado

XVII - Gênero documental: configuração da informação no documento de acordo com o sistema de signos (formato e suporte) utilizado na sua comunicação, e que, por vezes, exigem processamento técnico específico, como documentos textuais, audiovisuais, iconográficos e cartográficos.

XVIII - Gestão de documentos: conjunto de normas e procedimentos técnicos de produção, tramitação, classificação, avaliação, uso e arquivamento dos documentos durante todo o seu ciclo de vida (idade corrente, intermediária e permanente), visando à definição de seus prazos de guarda e destinação final: eliminação ou recolhimento.

XIX - Identidade: conjunto dos atributos (p.ex.: data, autor, destinatário, assunto, número identificador, número de protocolo) de um documento arquivístico que o caracterizam como único e o diferenciam de outros documentos arquivísticos.

XX - Integridade: estado dos documentos que se encontram completos e que não sofreram nenhum tipo de corrupção ou alteração (de forma e conteúdo) não autorizada nem documentada.

XXI - Metadado: dados estruturados que descrevem e permitem encontrar, gerenciar, compreender e/ou preservar documentos arquivísticos ao longo do tempo. Ver autenticidade.

XXII - Migração: conjunto de procedimentos e técnicas para assegurar a capacidade de os objetos digitais serem acessados face às mudanças tecnológicas. A migração consiste na transferência de um objeto digital: a) de um suporte que está se tornando obsoleto, fisicamente deteriorado ou instável para um suporte mais novo (atualização); b) de um formato para outro mais atual ou padronizado (conversão); c) de uma plataforma computacional em vias de descontinuidade para outra mais moderna (conversão).

XXIII - Normalização de formatos: conversão de formatos de arquivo para um elenco gerenciável de formatos apropriados para preservação e acesso.

XXIV - Objeto digital: conjunto de uma ou mais cadeias de bits que registram o conteúdo do objeto e de seus metadados associados. Pode se referir a um arquivo ou uma sequência de bits discreta no interior de um arquivo.

XXV - Pacote de disseminação de informações (DIP): Pacote de informação gerado a partir do AIP, entregue ao usuário do repositório na sequência de uma operação de pesquisa sobre o catálogo do repositório.

XXVI - Pacote de Informações para Arquivo (AIP): pacote de informação preservado pelo repositório, gerado a partir do Pacote de Submissão de Informações (SIP). É constituído pela representação e pelos metadados que lhes foram associados pelo produtor e pelo repositório ao longo do tempo.

XXVII - Pacote de Submissão de Informações (SIP): pacote de informação submetido ao repositório, constituído por uma representação e os metadados associados pelo produtor.

XXVIII - Preservação digital: conjunto de ações gerenciais e técnicas exigidas para superar as mudanças tecnológicas e a fragilidade dos suportes, garantindo acesso e interpretação dos documentos arquivísticos digitais pelo tempo que for necessário.

XXIX - Presunção de autenticidade: inferência da autenticidade de um documento arquivístico, que pode ser feita no momento do recolhimento, a partir de fatos conhecidos sobre a maneira como aquele documento foi produzido e mantido. Ver manutenção da custódia.

XXX - Propriedade significativa: elemento de um objeto digital que tem que ser preservado para que a integridade conceitual do objeto seja mantida. As propriedades significativas podem variar entre diferentes categorias de objetos digitais e, ainda, em função do uso futuro que se pretende assegurar.

XXXI - Recolhimento: operação pela qual um conjunto de documentos passa do arquivo intermediário para o arquivo permanente, qual seja, o repositório digital confiável do Senado Federal.

XXXII - Repositório digital confiável (RDC-Arq): entidade ou dispositivo onde os documentos arquivísticos digitais associados aos seus metadados são armazenados e preservados em longo prazo.

XXXIII - Representante digital: representação em formato digital de um documento originalmente não digital (papel). O represente, mesmo que funcione como uma cópia autenticada, sempre irá remeter ao original, que continua sendo o suporte em papel e deve ser preservado. É uma forma de diferenciá-lo do documento de arquivo nascido em formato digital.

XXXIV - Suporte (ou mídia): base física sobre a qual a informação é registrada.

XXXV - Tabela de temporalidade: documento resultante de procedimento de validação, define o tempo de guarda e a destinação final dos processos e documentos.

XXXVI - transparência ativa: divulgação de dados na internet ou em outros meios por iniciativa do próprio setor público, ou seja, quando são tornadas públicas informações, independentemente de requerimento do cidadão.

Art. 3º As secretarias e unidades setoriais do Senado Federal promoverão a elaboração ou a adequação de seus planos, programas, projetos, processos de trabalho e sistemas de informação em conformidade com os princípios e as diretrizes aqui estabelecidas, bem como em relação aos requisitos, procedimentos e as atribuições decorrentes desta Política.

Art. 4º A PPDD abrange todos os documentos digitais arquivísticos, natos ou digitalizados, produzidos no Senado Federal ou recebidos pela Casa, desde que relacionados às atividades derivadas das suas funções e atividades institucionais e competências constitucionais.

Parágrafo único. A PPDD não se aplica a documentos produzidos ou recebidos em gabinetes parlamentares e de lideranças, que serão objeto de regulamentação específica.

Art. 5º São exemplos de documentos digitais:

I - gravações digitais de som;

II - fotografia digital e vídeo digital;

III - páginas intranet, extranet e internet;

IV - bases de dados digitais;

V - mensagens eletrônicas;

VI - publicações digitais;

VII - processos administrativos ou legislativos digitais;

VIII - informações arquivísticas produzidas nos sistemas de negócios do Senado;

IX - combinações dos tipos acima, além de outros que venham a ser identificados.

CAPÍTULO II

DA POLÍTICA DE PRESERVAÇÃO DIGITAL DE DOCUMENTOS DO SENADO FEDERAL

Seção I

Dos Princípios

Art. 6º A PPDD visa assegurar que os documentos digitais sob a sua custódia do Senado Federal permaneçam autênticos, íntegros e continuamente acessíveis no futuro, observada, em qualquer caso, a legislação de direitos autorais nas cópias de conteúdo realizadas para preservação.

Art. 7º São princípios da Política de Preservação Digital do Senado Federal:

I - organização e preservação dos documentos digitais e de todos seus componentes, de modo a garantir a relação orgânica e a disponibilidade plena desses registros no futuro;

II - integridade e confiabilidade das informações custodiadas, de modo a garantir a segurança dos documentos e evitar a corrupção e perda de dados;

III - garantia de autenticidade dos documentos;

IV - Respeito ao direito autoral;

V - Observância do sigilo e restrição de acesso às informações sensíveis, nos termos da Lei;

VI - Transparência ativa.

§ 1º A autenticidade certifica que o documento não foi adulterado e que espelha uma representação exata do original e ela será obtida:

I - Por meio de estratégias de preservação transparentes e documentadas;

II - Pela captura e fornecimento dos metadados necessários para descrever o conteúdo, o contexto e a proveniência do documento.

§ 2º A integridade afiança que o documento é completo e está protegido contra alterações não autorizadas ou acidentais e ela será obtida:

I - Pela preservação do fluxo de bits do documento original;

II - Pela verificação de fixidez de objetos digitais;

III - pela captura de uma trilha de auditoria completa de todas as ações de preservação realizadas no documento.

§ 3º O acesso e uso contínuo asseguram que o documento é capaz de ser acessado pelos usuários ao longo do tempo e em ambientes técnicos variáveis, e eles serão obtidos:

I - Por meio de estratégias de migração e emulação, ou outras técnicas correspondentes;

II - Pela captura e fornecimento de metadados suficientes para permitir que o documento seja localizado, recuperado e compreendido;

III - pela acessibilidade ampla, exigindo-se justificativa explícita para restringir ou encerrar o acesso.

Art. 8º O Senado Federal adotará múltiplas estratégias para a preservação eficaz de seu acervo digital, a fim de contemplar a complexidade e os variados riscos inerentes aos diferentes gêneros digitais.

Parágrafo único. As estratégias e ações em preservação digital devem garantir a identificação e a preservação de todos os componentes digitais que constituem o documento arquivístico e seus metadados.

Art. 9º Os direitos de proteção da privacidade e das informações pessoais relacionados ao conteúdo dos documentos devem ser garantidos.

Seção II

Dos Objetivos

Art. 10. São objetivos da PPDD do Senado Federal:

I - Receber, armazenar e garantir o acesso a documentos digitais arquivísticos do Senado Federal pelo prazo institucionalmente estabelecido;

II - Assegurar a autenticidade e as características arquivísticas dos documentos digitais;

III - prevenir a deterioração e a obsolescência de hardwares, softwares, formatos de arquivos e suportes;

IV - Normatizar as estratégias e ações de preservação específicas para cada gênero documental;

V - Garantir a continuidade da preservação e do acesso ao patrimônio documental de valor permanente produzido pelo Senado Federal;

VI - Dar transparência aos procedimentos, às opções tecnológicas e aos requisitos legais e normativos de preservação digital aos quais o Senado Federal deve estar em conformidade;

VII - criar uma cultura de colaboração para preservação digital entre todas as secretarias, setores e pessoas envolvidas na criação e gerenciamento de documentos digitais arquivísticos no Senado Federal;

VIII - garantir que os sistemas de informações, desenvolvidos ou adquiridos, que darão suporte à criação de documentos digitais arquivísticos sejam aderentes aos princípios desta Política;

IX - Adotar medidas para a redução do risco em segurança da informação, visando garantir a integridade, confidencialidade, disponibilidade, autenticidade e legalidade dos documentos digitais arquivísticos;

X - Promover o intercâmbio de informações e experiências sobre preservação digital com entidades nacionais e internacionais, com vistas à constante atualização e aperfeiçoamento desta Política;

XI - implantar repositório arquivístico digital confiável próprio para receber, descrever, armazenar, preservar e garantir o acesso contínuo aos documentos arquivísticos digitais custodiados;

XII - fundamentar a definição dos procedimentos e as opções tecnológicas a serem adotados no tratamento da informação digital do Senado.

Seção III

Dos Requisitos de Preservação Digital

Art. 11. São requisitos de preservação digital:

I - Documentos recebidos ou produzidos no Senado Federal devem ter sua autenticidade verificada através dos meios disponíveis, estar em formato de arquivo aprovado em norma específica do Senado Federal e ter, no momento de sua captura, forma fixa e conteúdo estável;

II - Transferência completa dos documentos digitais e de seus metadados para repositório arquivístico digital confiável (RDC-Arq);

III - gerenciamento do armazenamento por meio de uma infraestrutura de preservação digital que garanta a integridade dos dados, a sustentabilidade do formato e a segurança das informações;

IV - Garantia de conversão dos documentos digitais cujo formato de dados esteja em risco de descontinuidade, para outro formato mais adequado para preservação a longo prazo;

V - Rastreabilidade das alterações em qualquer documento digital e seus metadados.

Parágrafo único. Normas complementares poderão estabelecer requisitos adicionais aos dispostos neste artigo.

Art. 12. A implantação e atualização dos requisitos de preservação digital de que trata esta Seção devem constar no Plano de Preservação de Documentos Digitais do Senado Federal.

CAPÍTULO III

DO REPOSITÓRIO ARQUIVÍSTICO DIGITAL CONFIÁVEL

Art. 13. O Senado Federal deverá adotar um repositório arquivístico digital confiável (RDC-Arq), capaz de manter os documentos arquivísticos digitais autênticos, preservados e acessíveis pelo tempo necessário.

§ 1º O repositório incluirá os documentos natos digitais e os documentos digitalizados do Senado Federal, e deverá atender aos objetivos previstos no art. 10 deste Ato, além de:

I - Garantir a preservação de todos os tipos de gêneros documentais nele inseridos, suas propriedades significativas, bem como os metadados a eles relacionados;

II - Possibilitar a recuperação do arranjo dos documentos, seja por meio da sua organização, estruturada por séries e subséries, grupos e subgrupos, seja por meio de registro em metadados;

III - possibilitar a atualização de versões e de formatos de arquivo, sempre que verificada a necessidade;

IV - Prover o acesso aos documentos nos termos da Lei de Acesso à Informação;

V - Gerenciar os documentos e metadados de acordo com os princípios relacionados à descrição arquivística multinível e preservação.

VI - Estar em conformidade com os critérios estabelecidos na ISO 16363:2012 e na NBR 15.472.

§ 2º Os documentos originais físicos deverão ser recolhidos ao Arquivo Histórico do Senado Federal, e suas cópias digitalizadas, se existirem, ao RDC-Arq.

Art. 14. O repositório deve restringir a exclusão de pacotes AIPs.

Art. 15. Somente serão encaminhados e aceitos no RDC-Arq os documentos digitais consolidados, em sua versão final, e que tenham sido submetidos à avaliação documental.

§ 1º Os documentos digitais de guarda permanente deverão, obrigatoriamente, ser encaminhados ao RDC-Arq e terão prioridade de recursos em relação aos demais no repositório.

§ 2º Os documentos arquivísticos digitais complexos, sensíveis ou de longa temporalidade, ainda que não estejam destinados à guarda permanente, poderão ser encaminhados ao repositório e nele mantidos pelos prazos estabelecidos na Tabela de Temporalidade.

Art. 16. Os documentos digitais aceitos no RDC-Arq deverão atender aos requisitos de acesso e recuperação integral de seu conteúdo, de forma a serem lidos e compreendidos independentemente dos sistemas que os produziram.

Art. 17. Os documentos digitais enviados ao RDC-Arq deverão constar de um pacote de informações que identifique suas características arquivísticas, em especial os metadados descritivos e administrativos constantes desta Política.

Art. 18. Os documentos digitais permanentes aceitos no RDC-Arq e seus respectivos pacotes de informação deverão ter seu histórico de produção e de manutenção e seus respectivos metadados preservados indefinidamente, por meio da cadeia de custódia.

CAPÍTULO IV

DAS RESPONSABILIDADES

Art. 19. As normas relativas à preservação digital serão avaliadas pelo Comitê de Segurança da Informação - CSI.

§ 1º As ações de implantação dos requisitos de preservação digital, bem como de sua atualização contínua, deverão integrar o Plano de Gestão de Documentos da Coordenação de Arquivo (COARQ) do Senado Federal.

§ 2º Os requisitos de preservação digital, bem como os padrões e procedimentos operacionais necessários à sua implantação no Senado Federal, serão amplamente divulgados às unidades administrativas e servidores interessados.

Art. 20. A SGIDOC é responsável pelo recolhimento e custódia legal dos documentos que possuem valor permanente, independente do suporte, com vistas à sua preservação, e deverá:

I - Desempenhar o papel de um gestor/custodiador de confiança dos documentos digitais inseridos no repositório;

II - Verificar a autenticidade do documento no momento do recolhimento e registrar as informações que identificam sua proveniência e o contexto de produção e manutenção;

III - proteger e manter a integridade dos documentos por meio da adoção de métodos que garantam que o documento não seja alterado ou removido do repositório;

IV - Planejar e implementar ações para garantir que os formatos de documentos inseridos no RDC-Arq estarão acessíveis pelo tempo que for necessário.

Art. 21. A Secretaria de Tecnologia da Informação (Prodasen) é responsável por garantir a integridade e segurança dos documentos digitais recolhidos e inseridos no repositório arquivístico digital confiável do Senado Federal, e deverá:

I - Implantar soluções adequadas para a preservação confiável, capazes de garantir a autenticidade e perenidade dos documentos digitais;

II - Garantir a manutenção e segurança da infraestrutura de armazenamento e rede de dados, não permitindo, por exemplo, que os documentos sejam alterados ou removidos, acidental ou propositalmente;

III - gerenciar as soluções para definição de permissões de acesso, bem como prover ferramentas de auditoria dos acessos realizados;

IV - Implementar a política de cópias de segurança definida em conjunto com a SGIDOC.

Art. 22. A SGIDOC é responsável por orientar e acompanhar a gestão dos documentos produzidos e recebidos pelas unidades setoriais do Senado Federal, e deverá:

I - Elaborar e executar projetos e planos de trabalho relativos ao tratamento e organização dos documentos arquivísticos digitais;

II - Implementar parcerias e acordos com instituições nacionais e internacionais, a fim de promover o intercâmbio de informações e experiências sobre preservação digital;

III - proceder, com o apoio da Secretaria de Tecnologia da Informação (Prodasen) e das demais Secretarias do Senado Federal, à avaliação de sistemas de negócio com a finalidade de identificar se as soluções de TI, sejam as soluções corporativas em uso ou novas soluções que porventura surjam a partir da vigência dessa norma, se adequam aos requisitos e procedimentos de gestão e preservação de documentos eletrônicos arquivísticos preconizados nas normas do Senado Federal.

§ 1º A SGIDOC e a Secretaria de Tecnologia da Informação (Prodasen) definirão em conjunto o fluxo e o cronograma adequado para que o processo de provimento de soluções contemple a avaliação dos sistemas de negócio;

§ 2º A SGIDOC, a Secretaria de Tecnologia da Informação (Prodasen) e a Secretaria responsável por cada solução corporativa em uso definirão em conjunto o fluxo e o cronograma adequado para a avaliação desses sistemas de negócio.

Art. 23. O Administrador do Repositório é o servidor do Senado Federal, da especialidade Arquivologia, com as seguintes atribuições:

I - Autorizar, em conjunto com o Administrador do Serviço de Armazenamento, a exclusão de pacotes AIPs;

II - Complementar a descrição dos documentos e autorizar exportação do DIP, para a plataforma de acesso;

III - orientar, programar e acompanhar o processo de ingestão dos pacotes de informação no Repositório Arquivístico Digital Confiável.

Art. 24. O Administrador do Serviço de Armazenamento (Storage Service) é o servidor do Senado Federal, da especialidade Informática Legislativa, com as seguintes atribuições:

I - Autorizar, em conjunto com o Administrador do Repositório, a exclusão de pacotes AIPs;

II - Selecionar, configurar e disponibilizar os espaços de armazenamento para receber os pacotes de informação.

CAPÍTULO V

DO RECOLHIMENTO E ARMAZENAMENTO DIGITAL DE DOCUMENTOS

Seção I

Do Recolhimento dos Documentos Digitais

Art. 25. Os critérios para o recolhimento dos documentos digitais devem levar em conta:

I - A proveniência dos documentos;

II - O valor dos documentos, considerando seu valor histórico, probatório ou informativo, preservando-os de acordo com a tabela de temporalidade e destinação de documentos;

III - a natureza dos documentos, sejam documentos nato digitais e matrizes dos representantes digitais ou cópias digitalizadas;

IV - A inteligibilidade dos documentos;

V - A gestão de direitos e condições de preservação; e

VI - A autenticidade.

§1º Não serão aceitos documentos criptografados, com certificação digital ou qualquer outro tipo de proteção tecnológica que possa impedir ou comprometer o acesso em longo prazo.

§2º O controle da autenticidade dos documentos digitais será garantido por meio de procedimentos de segurança e robustez do repositório.

§3º As informações de direito de propriedade intelectual referentes aos documentos recolhidos ao repositório devem estar registradas em metadados específicos para este fim, com o objetivo de permitir a efetiva preservação e eventual publicação destes documentos.

§4º Poderão não ser aceitos os documentos cujas informações de direito de propriedade intelectual não estejam devidamente registradas.

§5º O nível de presunção de autenticidade será avaliado com base nos metadados e outras informações a respeito dos procedimentos de produção e manutenção dos documentos.

§6º É obrigatório o registro e a manutenção de um conjunto mínimo de metadados descritivos, além de outros metadados importantes para apoiar a presunção de autenticidade.

Seção II

Do Armazenamento e das Estratégias de Preservação Digital

Art. 26. A implementação de estratégias de preservação digital deverá ser feita de forma a manter as propriedades significativas dos diversos tipos de documentos submetidos ao RDC-Arq do Senado Federal, garantindo sua recuperação, inteligibilidade e autenticidade, para que possam servir de fonte de prova e informação.

Parágrafo único. As unidades responsáveis pela custódia legal e física dos documentos arquivísticos digitais recolhidos ao RDC-Arq do Senado Federal deverão assumir o compromisso pela manutenção e demonstração da sua autenticidade, por meio do registro de metadados descritivos, registro das ações de preservação e alterações decorrentes, além do procedimento automático de verificação da integridade.

Art. 27. As estratégias de preservação digital devem ser baseadas nos seguintes métodos:

I - Normalização dos formatos de arquivo no momento da inserção dos documentos no repositório: deverão ser definidos os formatos de arquivo padrão para preservação dos diferentes gêneros documentais. Além do formato de arquivo normalizado, será também mantido no repositório o arquivo original, no formato enviado pelo produtor. Desta forma, caso seja necessário, será possível posteriormente realizar uma migração diretamente a partir do arquivo original. A escolha dos formatos de preservação deverá levar em conta os seguintes critérios:

a) possibilidade de acesso às especificações do formato, preferencialmente formatos abertos;

b) manutenção das especificações do formato sob a responsabilidade de um organismo de normalização, preferencialmente internacional;

c) avaliação da capacidade de preservar as propriedades significativas dos objetos digitais, decorrente da aplicação de testes de conversão com recurso a conversores diferenciados;

d) existência de visualizadores multiplataforma para o respectivo formato, preferencialmente em código aberto e que não possuam restrições legais quanto ao uso e produção de objetos digitais nesse formato (sem royalties associados).

II - monitoramento E migração: os formatos definidos como de preservação serão constantemente monitorados de acordo com os critérios definidos no inciso I do caput e com relação à necessidade de atualização de versões e de formatos considerando que:

a) quando se mostrarem inadequados ou obsoletos, um novo formato de preservação deverá ser definido como padrão do repositório arquivístico digital e os objetos digitais já armazenados no repositório deverão passar por um processo de migração para o novo formato de preservação;

b) deverá ser armazenado no repositório o arquivo no formato produzido na última migração do sistema e descartado o formato de preservação anterior;

c) o arquivo original será sempre mantido como medida de segurança e como apoio à presunção de autenticidade;

d) quando forem realizadas migrações, será feito o registro do procedimento realizado nos metadados de cada documento, com informações técnicas que permitam avaliar a qualidade da migração e detectar problemas que possam ocorrer durante o processo;

e) no caso de ocorrerem alterações inevitáveis na forma documental, decorrentes do processo de migração, todas as alterações e as justificativas devem ser documentadas, de tal forma que esse registro possa apoiar a presunção de autenticidade do documento no futuro.

Art. 28. A infraestrutura de armazenamento do repositório arquivístico digital do Senado Federal deve garantir a integridade e permanência dos objetos digitais ao longo do tempo.

Parágrafo único. A SGIDOC deverá prever o crescimento do acervo digital, com base em levantamentos e projeções de recolhimentos futuros dos sistemas devidamente integrados ao RDC-Arq, de modo a garantir a capacidade de armazenamento do repositório.

Seção III

Das Condições e Formas de Acesso

Art. 29. O Senado Federal deverá instituir plataforma de descrição, difusão e acesso livre e online aos documentos arquivísticos digitais recolhidos ao repositório institucional, nos termos da Lei de Acesso à Informação.

Art. 30. Poderão ser disponibilizadas na plataforma as derivadas de acesso e/ou somente as descrições dos documentos digitais.

§1º Entende-se por derivada de acesso uma cópia de menor tamanho e de formato pré-definido, criada a partir do pacote AIP armazenado no repositório, na forma de um pacote DIP contendo também as respectivas descrições do documento.

§2º Nos casos em que o documento esteja classificado quanto ao grau de sigilo ou a eventuais restrições, de acordo com legislação vigente, deverão ser disponibilizadas ao público em geral somente os metadados descritivos do documento.

§3º Caso seja necessária uma cópia de melhor resolução para uso comercial e produção de novos conteúdos, deverá ser solicitada autorização especial ao Arquivo Histórico do Senado Federal, que irá resguardar eventuais direitos de propriedade intelectual ou patrimonial.

Art. 31. A plataforma de descrição, difusão e acesso do Senado Federal deverá:

I - Prever a importação da derivada de acesso, bem como dos metadados descritivos associados ao documento (DIP) do repositório para a plataforma de acesso;

II - Possibilitar a recuperação dos documentos por meio da organização estruturada em níveis hierárquicos de classificação e pelos metadados descritivos;

III - permitir a execução de consultas com base nos metadados associados ao documento;

IV - Possibilitar a integração de diferentes padrões de descrição de arquivos;

V - Possibilitar a recuperação de informações contidas em documentos arquivísticos relacionados;

VI - Garantir a criação de descrições consistentes, apropriadas e autoexplicativas;

VII - conter ferramenta de pesquisa de conteúdo que permita o acesso à informação de forma objetiva, transparente, clara e em linguagem de fácil compreensão;

VIII - garantir a autenticidade e a integridade das informações disponíveis para acesso.

Art. 32. Compete à unidade de gestão documental da SGIDOC:

I - Desenvolver a gestão de uma plataforma de descrição, difusão e acesso do Senado Federal;

II - Coordenar a pesquisa, análise e seleção do conteúdo a ser disponibilizado nessa plataforma de descrição, difusão e acesso do Senado Federal;

III - promover a criação e a disponibilização de instrumentos de descrição arquivística, tais como: guia, inventário e catálogo, para apoio ao pesquisador.

Parágrafo único. As Secretarias de Comunicação Social e de Tecnologia da Informação prestarão o apoio técnico necessário à implantação da plataforma de descrição, difusão e acesso do Senado Federal e sua disponibilização no portal da Casa

Art. 33. O acesso aos documentos digitais sem a utilização da plataforma de difusão, diretamente no repositório, é permitido somente aos Administradores do Repositório e aos Administradores do Serviço de Armazenamento, para tratamento técnico dos documentos digitais.

Parágrafo único. Os Administradores do Repositório e os Administradores do Serviço de Armazenamento podem fazer o download do documento digital no formato que foi recolhido (original), no formato de preservação (forma normalizada), ou ainda no formato de acesso (derivada) e visualizar os metadados de preservação, assim como as ações de gerenciamento que foram realizadas sobre o documento após sua entrada no repositório.

Art. 34. O usuário em geral deve ter acesso livre e on-line por meio da plataforma de acesso do Senado Federal das derivadas de acesso e das respectivas descrições que foram exportadas para ele.

Parágrafo único. Caso não esteja disponível, o usuário poderá fazer uma solicitação, seguindo os procedimentos definidos pelas unidades e canais de atendimento do Senado Federal.

Art. 35. Esta política se aplica aos servidores, colaboradores e prestadores de serviço do Senado Federal e o seu não cumprimento implicará nas penalidades previstas na legislação vigente e nas normas internas pertinentes.

CAPÍTULO VI

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 36. A Diretoria-Geral instituirá grupo de trabalho com a finalidade de elaborar o Plano de Preservação de Documentos Digitais do Senado Federal.

§ 1º O Plano de Preservação de Documentos Digitais do Senado Federal deve contemplar as ações prioritárias da Política de Preservação Digital do SF, não obstante a adoção de outras medidas necessárias à preservação de documentos digitais.

§ 2º As ações de Tecnologia da Informação e Comunicação do Plano de Preservação de Documentos Digitais do Senado Federal deverão constar do Plano Diretor de Tecnologia da Informação da Casa.

Art. 37. O tratamento de documentos sigilosos será objeto de norma específica da Comissão Diretora do Senado Federal.

Art. 38. Os casos não previstos neste Ato serão analisados pelo Comitê de Segurança da Informação do Senado Federal e decididos pela Diretoria-Geral do Senado.

Sala de Reuniões, 7 de abril de 2022. Senador Rodrigo Pacheco - Presidente, Senador Veneziano Vital do Rêgo - 1º Vice-Presidente, Senador Romário - 2º Vice-Presidente, Senador Elmano Férrer - 2º Secretário, Senador Rogério Carvalho - 3º Secretário, Senador Weverton - 4º Secretário.

Publicado:

- Boletim Administrativo do Senado Federal, nº 8275, seção 1, de 08/04/2022, p. 6.