INSTRUÇÃO NORMATIVA DA SECRETARIA-GERAL DA MESA Nº 4, DE 2015

Estabelece procedimento para confecção e disponibilização dos documentos eletrônicos, de cunho legislativo, no âmbito do Senado Federal e do Congresso Nacional.

O SECRETÁRIO-GERAL DA MESA, no uso das competências fixadas no art. 241, combinado com o art. 349, ambos do Regulamento Administrativo do Senado Federal, com redação dada pela Resolução do Senado Federal nº 40, de 2014,

CONSIDERANDO a competência da Secretaria-Geral da Mesa prevista no art. 6º do Ato da Mesa nº 1, de 2009, de zelar pela aplicação da Política de Gestão do Processo Legislativo Eletrônico e de ser responsável pela implantação, a coordenação, o gerenciamento e a normatização do Processo Legislativo Eletrônico;

CONSIDERANDO que a ampla utilização dos meios eletrônicos, em substituição a documentos impressos, deve garantir acesso integral a expedientes produzidos digitalmente;

CONSIDERANDO que os arquivos digitais devem prover informações de alta qualidade e de fácil acesso e recuperação como fontes de pesquisa, consideravelmente mais eficazes que os documentos impressos;

CONSIDERANDO que a racionalização administrativa levada a efeito pela Administração Superior tem como objetivo promover a economicidade e a sustentabilidade mediante o uso de Tecnologia da Informação e a substituição de impressos pelas informações em meio digital;

CONSIDERANDO que arquivos disponibilizados em formato de imagem requerem espaço significativamente maior que aqueles em formato de texto;

CONSIDERANDO que a Resolução do Senado Federal nº 39, de 2014, instituiu o avulso em formato eletrônico;

CONSIDERANDO, por fim, que o art. 5º da Lei nº 12.527, de 2011 (Lei de Acesso à Informação) determina que as informações públicas sejam franqueadas mediante procedimentos objetivos e ágeis, de forma transparente, clara e em linguagem de fácil compreensão, RESOLVE:

Art. 1º Esta instrução normativa define procedimentos a serem observados pelos órgãos vinculados à Secretaria-Geral da Mesa para garantir a facilidade de acesso completo e a integridade da informação, à vista da norma estabelecida no art. 250 do Regimento Interno do Senado Federal.

Art. 2º Para os efeitos desta Instrução Normativa considera-se avulso eletrônico todo e qualquer documento eletrônico que corresponda a um ou mais documentos físicos constantes de processado de matéria ou proposição legislativa e que esteja publicado na respectiva página de tramitação de matéria ou proposição legislativa nos sítios do Senado Federal ou do Congresso Nacional na internet.

§ 1º Os avulsos eletrônicos conterão o(s) nome(s) de seu(s) subscritor(es), quando houver, dispensada a reprodução da imagem da assinatura das autoridades no documento.

§ 2º Os documentos legislativos originados no Senado Federal devem ter sempre o formato de texto, sendo vedado o uso de técnicas que os disponibilizem como imagens, sem os caracteres reconhecidos, salvo a ocorrência de texto manuscrito.

§ 3º Para os fins descritos no § 2º, serão admitidos os seguintes formatos eletrônicos:

a) DOCX (Microsoft Word Document Format) ou RTF (Rich Text Format), ambos de propriedade intelectual da Microsoft Corporation;

b) LexML ou ODF (OpenDocument Format), de propriedade intelectual livre; ou

c) PDF (Portable Document File), de propriedade da Adobe Systems, nesse último caso, devendo o arquivo ser codificado na especificação PDF/A.

Art. 3º É desnecessária a publicação integral, nos Diários do Senado Federal e do Congresso Nacional, de matérias que não sejam proposições nos termos do art. 211 do Regimento Interno do Senado Federal, sendo obrigatória a disponibilização do avulso eletrônico da matéria. Parágrafo único. Os relatórios parciais e finais de comissão parlamentar de inquérito ou de comissão temporária serão publicados em Suplemento ao Diário do Senado Federal e/ou do Congresso Nacional.

Art. 4º Os órgãos vinculados à Secretaria-Geral da Mesa, no âmbito de suas atribuições, são responsáveis pelo recebimento, conferência e disponibilização da íntegra das matérias e proposições legislativas e de outros documentos legislativos nos sítios do Senado Federal e Congresso Nacional na internet.

§ 1º A Secretaria de Atas e Diários será responsável pela disponibilização e conferência dos dados que inserir nos avulsos eletrônicos recebidos em decorrência de leitura nos Plenários do Senado Federal e do Congresso Nacional.

§ 2º Considera-se publicado, para fins do parágrafo único do art. 250 do Regimento Interno, o avulso eletrônico disponibilizado nos sítios do Senado Federal e do Congresso Nacional, nos termos do art. 2º.

§ 3º Cabe à Secretaria de Informação Legislativa providenciar o reconhecimento óptico dos caracteres dos documentos e dos Diários do Senado Federal e do Congresso Nacional disponibilizados eletronicamente como imagem a partir de 5 de outubro de 1988 até a entrada em vigor desta Instrução Normativa.

§ 4º Cabe à Secretaria de Informação Legislativa auxiliar os órgãos vinculados ao processo de produção e armazenamento das publicações oficiais no estabelecimento de política de qualidade das informações contidas nos documentos e nos Diários do Senado Federal e do Congresso Nacional.

Art. 5º A legislação citada, prevista no art. 249 do Regimento Interno, deverá ser automaticamente inserida pelos sistemas legislativos eletrônicos do Senado Federal, a partir do texto da proposição apresentada, por meio da inserção de hyperlinks, sendo dispensável sua anexação em via impressa.

Art. 6º No transcurso de sua tramitação nas Comissões, o processado da matéria legislativa permanecerá na Secretaria da Comissão, sendo garantido a qualquer tempo o acesso ao avulso eletrônico pelo relator designado, pelos demais membros da comissão por ocasião de pedido de vista, bem como pelos órgãos de assessoramento e consultoria da Casa.

Parágrafo único. Se for necessário o acesso físico ao processado da matéria, a Secretaria da Comissão o encaminhará ao interessado mediante solicitação, ressalvados os casos em que seja concedida vista coletiva.

Art. 7º Esta Instrução Normativa entra em vigor no dia 3 de agosto de 2015, salvo quanto ao seu art. 6º, que entrará em vigor em 5 de outubro de 2015.

Senado Federal, 3 de julho de 2015. Luiz Fernando Bandeira de Mello, Secretário-Geral da Mesa do Senado Federal.

Publicado:

- Boletim Administrativo do Senado Federal, nº 5790, seção 2, de 03/07/2015, p. 2.

- Boletim Administrativo do Senado Federal, nº 5811, seção 2, de 03/08/2015, p. 3. (Republicação)