ATO DA DIRETORIA-GERAL Nº 20, de 2016

Regulamenta a recepção, registro e inclusão de documentos no Processo Eletrônico do Senado Federal.

A DIRETORA-GERAL DO SENADO FEDERAL, no uso das competências conferidas pelo art. 252 do Regulamento Administrativo, aprovado pela Resolução do Senado Federal nº 20, de 2015;

Considerando o disposto no Ato da Comissão Diretora n° 11 de 2014 e no Ato do Presidente nº 6 de 2015, que dispõem sobre o processo eletrônico no âmbito do Senado Federal, RESOLVE:

Art. 1º Este Ato dispõe sobre a recepção de documentos recebidos no Protocolo Administrativo e demais unidades do Senado Federal, e entregues por pessoas físicas ou jurídicas externas.

Art. 2º Para o disposto neste Ato, consideram-se as seguintes definições:

I - documento - unidade de registro de informações, independentemente do formato, do suporte ou da natureza;

II - documento original - documento produzido pela primeira vez ou em primeiro lugar. Versão final de um documento, já na sua forma apropriada;

III - documento digital - informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional, podendo ser:

a) documento nato-digital - documento criado originariamente em meio eletrônico; ou

b) documento digitalizado - documento obtido a partir da conversão de um documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital;

IV - processo administrativo eletrônico - aquele em que os atos processuais são registrados e disponibilizados em meio eletrônico;

V - cópia - resultado da reprodução de um documento, geralmente qualificada por sua função ou processo de duplicação, podendo ser:

a) cópia autenticada - cópia exata que, conferida à vista do original por autoridade competente, possui fé pública.

b) cópia simples - cópia não autenticada

Art. 3º São objetivos deste Ato:

I - assegurar a eficiência, a eficácia e a efetividade da ação legislativa e administrativa, e promover a adequação entre meios, ações, impactos e resultados;

II - promover a utilização de meios eletrônicos para a realização dos processos administrativos com segurança, transparência e economicidade;

III - facilitar o acesso do cidadão às instâncias administrativas do Senado Federal;

IV - simplificar e tornar céleres as demandas internas de servidores efetivos e comissionados, possibilitando demandas remotas.

Art. 4º Os procedimentos para recepção de documentos são:

I - documentos originais físicos recebidos deverão ser digitalizados e mantidos sob guarda do Senado Federal de acordo com a Tabela de Temporalidade Documental vigente, sendo sua cópia digitalizada objeto de tramitação e/ou juntada em processo eletrônico;

II - cópias simples de documentos físicos recebidos deverão ser digitalizadas e eliminadas, sendo sua cópia digitalizada objeto de tramitação e/ou juntada em processo eletrônico;

III - cópias autenticadas e recebidas deverão ser digitalizadas e mantidas sob guarda do Senado Federal de acordo com a Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo do Senado Federal e do Congresso Nacional vigente, sendo sua cópia digitalizada objeto de tramitação e/ou juntada em processo eletrônico;

IV - documentos natos-digitais recebidos deverão ter sua autenticidade conferida pelos meios disponíveis;

V - documentos digitalizados recebidos terão valor de cópias simples e serão objetos de tramitação e/ou juntada em processo eletrônico;

VI - documentos recebidos em mídias de armazenamento, tais como CDs, pendrives ou similares, deverão estar acompanhados de documento oficial original que os encaminhe.

§ 1º Quando da apresentação de cópias simples, deverá ser aposto carimbo de CÓPIA SIMPLES em todas as suas páginas antes da digitalização, permitindo ao usuário identificar pela imagem tratar-se de cópia simples de documento.

§ 2º Não serão aceitos documentos ilegíveis ou com rasuras.

§ 3º Não serão recebidas petições, representações e recursos sem assinaturas ou em termos desrespeitosos, podendo as assinaturas, a juízo da autoridade competente, serem reconhecidas.

§ 4º Não serão aceitas cópias de documentos nos casos em que a legislação exigir a apresentação dos originais.

Art. 5º Documentos digitalizados cadastrados por servidores efetivos ou comissionados, em razão da necessidade de comprovação de situação obrigatória para obtenção ou modificação de direitos, serão considerados cópias simples, dispensada a necessidade de assinatura destes com certificação digital.

§ 1º O teor e a integridade dos documentos digitalizados são de responsabilidade do interessado, que responderá nos termos da legislação civil, penal e administrativa por eventuais fraudes.

§ 2º Havendo suspeição sobre a autenticidade, integridade ou fidedignidade das informações contidas nos documentos digitalizados, o interessado deverá apresentar os originais sob pena de nulidade da demanda.

Art. 6º Este Ato entra em vigor na data de sua publicação.

Senado Federal, 20 de outubro de 2016. Ilana Trombka, Diretora-Geral.

Boletim Administrativo do Senado Federal, nº 6122, seção nº 2, de 26 de outubro de 2016, p. 4.