ATO DO 1º-SECRETÁRIO Nº 26, DE 2003.
Dispõe sobre o uso e administração do sistema de correio eletrônico do Senado Federal.
O PRIMEIRO-SECRETÁRIO DO SENADO FEDERAL, no uso de suas atribuições regimentais e regulamentares, considerando a necessidade de disciplinar o uso e a administração do sistema de correio eletrônico do Senado Federal, e tendo em vista o que consta do Processo nº PD000274/02-0, RESOLVE:
Capítulo I – Disposições Preliminares
Art. 1º - O correio eletrônico, serviço provido pela Secretaria Especial de Informática do Senado Federal - Prodasen, possui como finalidade permitir a troca de informações relacionadas às atividades desta Casa Legislativa e de Órgão Supervisionado, sendo seu uso e administração regulamentados pelo presente Ato.
Art. 2º - Para os fins deste Ato, considera-se:
I - Endereço de correio eletrônico: identificação digital no formato suportado pelo protocolo SMTP (Simple Mail Transfer Protocol).
II - e-mail: conjunto de informações em formato digital, encapsuladas em um invólucro virtual, onde consta, no mínimo, o endereço de correio eletrônico do destinatário.
III - Caixa postal: repositório de dados, associado a um endereço de correio eletrônico, de capacidade definida e destinada a armazenar, prioritariamente, e-mails.
IV - Serviço de Correio Eletrônico: compreende o conjunto de recursos computacionais que permitem o envio e recebimento de e-mails, bem como seu armazenamento em caixas postais.
Art. 3º - Compete a SSSTO – Subsecretaria de Suporte Técnico e Operações do Prodasen – a disponibilização da infra-estrutura computacional para implementação do serviço de correio eletrônico.
Art. 4º – Compete à equipe de Administradores do Correio a manutenção do sistema e a gerência das caixas postais, também designadas caixas de correio.
Capítulo II – Da Caixa de Correio Individual.
Art. 5° - As caixas postais são consideradas de uso individual e designadas como caixas de correio individuais quando estiverem associadas através de um endereço de correio eletrônico a uma única pessoa.
§ 1º - Qualquer servidor do Senado Federal ou de Órgão Supervisionado poderá utilizar-se de uma caixa de correio individual, desde que a chefia imediata, em conformidade com a política de sua área de trabalho, assim requeira.
§ 2º - São considerados usuários especiais, para os fins desta norma, e poderão, sendo necessário para o desempenho das tarefas que lhe são atribuídas, utilizar-se do sistema de correio eletrônico, limitando-se o envio e recebimento de mensagens ao ambiente da rede local:
I – Integrantes das Assessorias Parlamentares, não pertencentes ao quadro do Senado Federal;
II – Pessoas vinculadas a empresas que prestem serviços no Senado e em Órgão Supervisionado;
III – Estagiários.
§ 3º - A solicitação para criação das caixas de correio individuais deverá ser realizada pelo responsável pelo setor no qual o interessado desempenha suas atividades, encaminhada ao respectivo setor de atendimento do Prodasen.
§ 4º - No caso de solicitações formuladas para usuários especiais, o servidor requisitante será solidariamente responsável pelo uso que for feito da caixa postal individual criada.
§ 5º - O envio e recebimento de mensagens externas ao ambiente da rede local do Senado Federal somente será facultado aos usuários especiais após deliberação do Diretor do Prodasen.
Art. 6º - Compete ao Diretor da SSSTO – Subsecretaria de Suporte Técnico e Operações, através de Norma Técnica, o estabelecimento de limites operacionais ao sistema de correio de modo a garantir seu pleno funcionamento, de forma contínua e ininterrupta.
§ 1º - Compreendem tais limites os seguintes aspectos:
I – Espaço físico destinado às caixas postais;
II – Tamanho máximo de mensagens internas e externas;
III – Número máximo de destinatários para cada mensagem a ser enviada.
§ 2º - Ao limite relacionado com o espaço físico de armazenamento destinado às caixas postais, será adotada a seguinte política:
I – Em um primeiro momento, deverá ser enviada mensagem de alerta ao proprietário da caixa postal, indicando que o limite foi atingido;
II – Caso não haja providências e o espaço da caixa postal continue a crescer, será restringido o envio de mensagens a partir do endereço de correio eletrônico do proprietário;
III –Atingindo-se valores críticos, será bloqueado o envio e recebimento de mensagens para a caixa postal.
Art. 7º - As caixas de correio individuais poderão ser acessadas por seus titulares remotamente, ou seja, a partir de equipamentos externos à rede local do Senado Federal.
Art. 8º - A caixa postal será considerada inativa caso ocorra uma das seguintes hipóteses:
I – Transcurso de seis meses sem qualquer acesso;
II – Cessação do vínculo com o Senado Federal ou seu Órgão Supervisionado;
III – Aposentadoria de servidor;
IV – Usuário especial que não mais trabalhe no ambiente da Casa;
V – Servidor requisitado por outros órgãos.
Art. 9º - Permanecendo a caixa postal inativa por três meses, será ela eliminada do sistema de correio, sendo seus dados destruídos.
Art. 10 – É facultado aos usuários os serviços de armazenamento local de dados, tais como as Pastas Particulares, sendo, neste caso, a manutenção dos arquivos de responsabilidade do interessado.
Parágrafo Único – Considerando as limitações destes recursos em relação a seus aspectos de integridade e segurança, inerentes à tecnologia atualmente existente, as Pastas Particulares não deverão ser utilizadas para armazenamento de informações críticas.
Capítulo III – Da Caixa de Correio Institucional
Art. 11 – A caixa postal é designada como caixa de correio institucional quando não estiver associada através de um endereço de correio eletrônico a uma única pessoa.
Art. 12 – A criação da caixa institucional será solicitada por pessoa responsável pela principal unidade organizacional interessada, o qual responderá pela utilização que se fizer da mesma.
Parágrafo Único - O responsável pela caixa institucional poderá indicar outras pessoas para acessarem a mesma, mantida sua responsabilidade pelo uso que dela for feito.
Art. 13 – Aplicam-se às caixas institucionais as disposições estabelecidas pelo art. 6º e seus parágrafos, adequando-se os valores.
Art. 14 – O acesso remoto, conforme definido no art. 7º, poderá ser concedido pelos Administradores do Correio mediante solicitação do responsável pela caixa institucional.
Art. 15 – Caso ocorra a extinção da unidade organizacional a qual a caixa institucional estiver relacionada, caberá à instância hierarquicamente superior decidir sobre as ações a serem tomadas sobre a caixa de correio e seu conteúdo.
Art. 16 – As caixas de correio associadas diretamente aos Senadores, designadas como caixas postais parlamentares, serão consideradas, para os fins desta norma, como caixas de correio institucionais.
§ 1º – Os ex-Senadores, imediatamente, após o término de seus mandatos, poderão solicitar à área de atendimento parlamentar da Secretaria Especial de Informática - Prodasen a desativação de sua caixa postal com exclusão de todos os arquivos e repositórios de dados relacionados.
§ 2º - Não havendo autorização expressa para as ações indicadas no parágrafo primeiro, a caixa postal parlamentar deverá ser mantida ativada por um período de 90 (noventa) dias, a contar do final do mandato, designado como período de transição.
§ 3º - Durante o período de transição indicado no parágrafo segundo, poderá ser solicitada:
I – Geração de cópia em meio magnético ou ótico de todas as mensagens até então armazenadas.
II – Ativação do serviço de resposta automática para as mensagens encaminhadas à caixa
postal, informando-se o conteúdo desejado.
III – Reenvio automático (forward) das mensagens recebidas, para endereço postal eletrônico indicado através da solicitação.
§ 4º - Após o período de transição, não havendo indicação em sentido contrário, será realizada cópia de todo o conteúdo da caixa postal parlamentar e mantidas as respectivas mídias à disposição do ex- Senador pelo prazo de 10 (dez) anos.
Capítulo IV – Dos Grupos Globais
Art. 17 – Justificada a necessidade, poderá ser criado grupo de distribuição de mensagens, visível a todos os usuários do sistema e designado como grupo global.
Art. 18 – A pessoa que solicitar sua criação será responsável por sua gestão, devendo incluir e, quando necessário, excluir, os endereços dos integrantes da lista.
Art. 19 – O envio de mensagens para grupos será restrito aos usuários, previamente, autorizados por seu responsável.
Capítulo V – Das Pastas Públicas
Art. 20 - As Pastas Públicas são serviços disponibilizados pelo sistema de correio eletrônico com a finalidade de coletar, organizar e compartilhar informações.
Art. 21 – A criação da Pasta Pública será realizada pelos Administradores do Correio mediante solicitação fundamentada da pessoa interessada, que será responsável por sua gerência.
Parágrafo Único – São atividades de gerência de Pasta Pública:
I - A definição inicial quanto ao acesso, mediante indicação de quais pessoas poderão ler e quais poderão incluir e excluir informações nestes locais;
II – A atualização e qualquer modificação dos direitos indicados no inciso anterior;
III – A definição quanto ao prazo de permanência das informações na Pasta Pública, após o qual serão elas eliminadas automaticamente.
Capítulo VI – Das Aplicações
Art. 22 - O software utilizado como cliente do sistema de correio será apenas aquele indicado pela Secretaria Especial de Informática - Prodasen.
Art. 23 – Qualquer aplicativo ou sistema, que utilize o serviço de correio eletrônico, somente poderá ser disponibilizado no ambiente da rede local do Senado Federal após homologação da Subsecretaria de Suporte Técnico e Operações do Prodasen.
Art. 24 – Para assegurar a continuidade da prestação dos serviços da rede local, a Secretaria Especial de Informática - Prodasen deverá realizar o registro de informações estatísticas sobre o tráfego de dados gerado pelas aplicações, de forma a possibilitar ações preventivas quanto a eventuais colapsos.
Capítulo VII – Da Administração do Sistema
Art. 25 – A Subsecretaria de Suporte Técnico e Operações do Prodasen e o grupo de Administradores do Correio, no desempenho de suas atribuições indicadas pelos artigos 3º e 4º do presente Ato, observarão o sigilo das comunicações, abstendo-se de qualquer ação que implique na violação de mensagem com o objetivo de conhecer ou divulgar seu conteúdo.
Art. 26 – Em manutenções necessárias à solução de problemas técnicos que afetem o funcionamento normal do sistema, as caixas postais envolvidas poderão ser acessadas, vedada a divulgação de seus conteúdos.
§1º - Para fins de integridade do sistema, a Subsecretaria de Suporte Técnico e Operações do Prodasen poderá realizar o armazenamento de segurança (“back-up”) de mensagens trafegadas pelo sistema de correio eletrônico.
§2º – A divulgação do conteúdo de mensagem que tenha sido acessada em função de manutenção técnica ou restauração de cópias de segurança será considerada violação de sigilo funcional.
Art. 27 – Os processos de auditoria que visem a apurar fatos envolvendo o sistema de correio eletrônico deverão ser instaurados, mediante solicitação fundamentada, pelo Primeiro-Secretário do Senado Federal, ou pela autoridade a que esta atribuição seja delegada.
§ 1º - A auditagem somente poderá ser instaurada quando o solicitante for uma das partes envolvidas no processo de comunicação relativo à (às) mensagem (ns) a ser (em) investigada (s) ou for o titular da caixa postal a ser envolvida na auditoria.
§ 2º - A auditoria de caixas postais individuais ou de mensagens, sem autorização prévia dos usuários, somente poderá se instaurada por determinação judicial.
Capítulo VIII – Das Disposições Finais
Art. 28 - Para os fins deste Ato, consideram-se condutas de uso inadequado do sistema de correio eletrônico:
I – Acessar caixas postais de outros usuários, sem autorização destes;
II – Incomodar qualquer usuário, seja por meio da quantidade (“mail bombing”), freqüência, tamanho ou linguagem das mensagens;
III – Insistir no envio de mensagens a qualquer pessoa que não a deseje receber;
IV – Enviar mensagens que tenham como objetivo a promoção de produtos e serviços de caráter não institucional;
V – Reenviar ou propagar mensagens em “correntes” ou “pirâmides”;
VI – Fraudar quaisquer das informações do cabeçalho do remetente.
Art. 29- O descumprimento das disposições deste Ato ou o uso inadequado do sistema, nos termos do art. 28, sujeitará ao usuário a suspensão imediata do uso do correio eletrônico, como medida preventiva que vise a assegurar a integridade do sistema.
§1º -O restabelecimento do serviço somente ocorrerá mediante solicitação da autoridade a qual esteja subordinado o infrator, dirigida à respectiva área de atendimento da Secretaria Especial de Informática - Prodasen, ficando ainda condicionado à realização de treinamento específico.
§2º - Na hipótese de reincidência no descumprimento das disposições deste Ato, somente ocorrerá o restabelecimento do serviço após a conclusão, com aproveitamento satisfatório, do treinamento indicado no parágrafo primeiro.
§3º - Considerando-se a gravidade do fato, poderá ser caracterizada infração funcional, a ser apurada em processo administrativo disciplinar, sujeitando o infrator às penalidades previstas no art. 127 da Lei nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990, sem prejuízo da responsabilidade penal e civil.
Art. 30 – Os casos não previstos nesta norma serão analisados pela equipe de Administradores do Correio e apreciados pelo Primeiro-Secretário do Senado Federal, ou pela autoridade a que esta atribuição seja delegada.
Art. 31 – Este Ato entra em vigor após decorridos 90 (noventa) dias de sua publicação.
Senado Federal, 15 de outubro de 2003. Senador Romeu Tuma, Primeiro-Secretário.
Boletim Administrativo do Pessoal, nº 2860, de 16 de outubro de 2003, p. 1.