INSTRUÇÃO NORMATIVA DA ADVOSF Nº 1, DE 2015

Define procedimentos para o processo eletrônico no âmbito da Advocacia do Senado e delega competência para classificação de documentos, nos termos do Ato da Comissão Diretora nº 9, de2012.

O ADVOGADO-GERAL DO SENADO FEDERAL, no uso das atribuições conferidas pelo art. 356 do Regulamento Administrativo do Senado Federal, consolidado pelo Ato da Diretoria-Geral nº 27, de 2014,

Considerando a implantação do processo eletrônico no âmbito do Senado Federal, RESOLVE:

DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

Art. 1º Esta Instrução Normativa estabelece os processos de trabalho da Advocacia do Senado relativos ao processo eletrônico e delega competências para a classificação de documentos, nos termos do art. 24, parágrafo único, do Ato da Comissão Diretora nº 9, de 2012.

Art. 2º As etapas de trabalho da Advocacia do Senado relacionadas ao processo eletrônico são as seguintes:

I - Entrada;

II - Registro;

III - Triagem e distribuição;

IV - Redação;

V - Revisão;

VI - Cadastro do documento eletrônico;

VII - Expedição;

Parágrafo único. As etapas de trabalho a que se refere o caput deste artigo poderão ser revistas e alteradas a qualquer tempo, a critério do Advogado-Geral.

Capítulo I

Da entrada e Do Registro

Art. 3º Entrada consiste no recebimento, por meio do Sistema de Gestão Arquivística de Documentos do Senado Federal (Sigad), de documentos e processos internos ou externos endereçados à Advocacia do Senado.

Art. 4º O recebimento de documentos ou processos, no formato físico ou eletrônico, é ato formal e será realizado exclusivamente pelo Serviço de Pesquisa (Sepesq).

§ 1º O ato de recebimento compreende a verificação da correspondência entre os dados registrados no Sigad e o número de páginas, de volumes e de processos apensados, no formato físico ou eletrônico.

§ 2º O servidor encarregado recusará o recebimento caso não haja correspondência entre os dados registrados no Sigad e o documento ou processo tramitado à Advosf, inclusive nos casos em que apenas houver tramitação de apenas um dos volumes do processo físico ou eletrônico.

Art. 5º O registro consiste na inclusão no Sigad de dados identificadores do expediente interno produzido ou do expediente externo recebido pela Advosf.

Parágrafo único. O registro de documento ou processo eletrônico, interno ou externo, compreende o upload do arquivo digital no Sigad, na versão pdf.A., e a assinatura digital do arquivo para a certificação da sua autenticidade.

Art. 6º Os dados constantes do registro devem conter as informações necessárias à identificação e à localização do documento ou processo por assunto, vedado o emprego de abreviações, siglas ou qualquer outra forma de simplificação que não as referentes às unidades do Senado Federal.

Art. 7º Realizado o recebimento e, em sendo o caso, o registro de documento ou processo, o servidor responsável deverá verificar a existência de processos conexos na Advosf para proceder à juntada, por anexação ou apensação.

Parágrafo único. O documento que não for juntado a processo será imediatamente autuado, ressalvados os casos em que a autuação for dispensada ato normativo ou orientação da Administração.

Capítulo II

Da triagem e da distribuição

Art. 8º Triagem consiste na identificação do Núcleo da Advosf responsável pela matéria tratada no processo ou documento, por parte, ordinariamente, de servidor ou funcionário terceirizado em exercício no Sepesq, em conformidade com o assunto, observando-se o disposto no art. 270, § 3º, do Regulamento Administrativo do Senado Federal.

Art. 9º O Sepesq tramitará o documento ou processo à unidade competente, de acordo com o critério material definido no art. 5º.

Parágrafo único. Tratando-se de consulta formulada pela Mesa, pela Comissão Diretora ou pelos senadores, o Sepesq encaminhará e-mail ao Advogado-Geral e ao respectivo Coordenador do Núcleo para imediata ciência da entrada do processo na Advosf.

Art. 10. Distribuição, realizada por Coordenadores e Chefes de unidade administrativa da Advosf, consiste no encaminhamento de documentos ou processos aos Advogados, Assessores Jurídicos e colaboradores para análise, redação das manifestações jurídicas pertinentes ou adoção das providências cabíveis.

Art. 11. Cabe à Secretaria do Núcleo registrar a distribuição de documentos e processos no Sigad e o respectivo prazo para atendimento, de acordo com as orientações definidas pelo Coordenador da área. § 1º O Advogado-Geral ou o Adjunto realizar a distribuição, ouvido o Coordenador do respectivo Núcleo, que adotará as providências administrativas cabíveis.

§ 2º Os Coordenadores da Advocacia poderão definir critérios e pesos distintos para as demandas de trabalho distribuídas, tendo em vista o nível de complexidade da matéria envolvida.

§ 3º O Advogado, Assessor Jurídico ou colaborador será imediatamente comunicado da distribuição mediante e-mail de notificação enviado pelo Sigad, mas o prazo correrá do dia útil seguinte ao ato da distribuição, independentemente de eventual falha no envio da mensagem eletrônica.

Capítulo III

Da redação

Art. 12. Redação, a cargo de Advogados e Assessores Jurídicos, consiste na elaboração e na entrega aos Núcleos das manifestações da Advosf em resposta às demandas apresentadas ao órgão.

§ 1º O marco inicial do prazo para a entrega da minuta da manifestação jurídica é o primeiro dia útil subsequente ao da distribuição realizada no Sigad-SF, sendo dever do Advogado, do Assessor Jurídico ou do colaborador consultar o sistema para verificar a distribuição.

§ 2º Na elaboração da peça jurídica, o redator deve observar as normas de redação e formatação indicadas no Manual de Rotinas Administrativas da Advosf, bem como a seguinte tipologia documental:

I - Parecer: para resposta à consulta jurídica formulada à Advosf.

II - Nota Informativa: para a prestação de subsídios fáticos e/ou jurídicos solicitados ao Senado Federal por órgãos externos;

III - Despacho: para encaminhamento dos autos para outras unidades do Senado Federal.

IV - Petição: para toda manifestação elaborada pela Advosf em nome de parte em processo judicial ou administrativo externo;

V - Recurso: para toda impugnação contra decisão proferida em processo judicial ou em processo administrativo externo;

VI - Ofício: para comunicação da Advosf com órgãos externos, em resposta às solicitações feitas ao Senado Federal, observando-se o ATC nº 20, de 1998; para encaminhamento de informações e documentos.

VII - Memorando: para comunicação da Advosf e seus órgãos com outros órgãos internos.

§ 3º Cabe ao Advogado, Assessor Jurídico ou colaborador, quando for o caso, elaborar despachos e ofícios de encaminhamento que acompanharão a peça principal e providenciar a documentação necessária à sua instrução.

Art. 13. As minutas dos documentos mencionados no §2º do art. 12 serão elaboradas em software de texto, formato Word, e só poderão ser cadastradas como documentos eletrônicos no Sigad após aprovação das autoridades competentes.

Art. 14. O Advogado, o Assessor Jurídico ou o colaborador deverá elaborar sua manifestação observando a tipologia documental do art. 12, § 2º, salvando a minuta segundo as diretrizes constantes do Drive U da Advosf, no formato Word.

Capítulo IV

Da revisão

Art. 15. Revisão, realizada pelos titulares dos Núcleos e seus substitutos e pelo Advogado-Geral ou Adjunto, conforme as competências definidas na INO nº 03, de 2013, consiste na leitura crítica das manifestações elaboradas por Advogados, Assessores Jurídicos e colaboradores.

Parágrafo único. Concluída a manifestação, o autor encaminhará a minuta ao revisor por e-mail, no formato Word.

Capítulo V

Do cadastro do documento eletrônico

Art. 16. Notificada sobre a conclusão da etapa de revisão, a Secretaria do Núcleo adotará sequencialmente as providências de:

I - Conferir a diagramação da manifestação, segundo o padrão adotado pela Advosf, numeração do documento, número de páginas e documentos anexos;

II - Converter o documento para o formato pdf/A;

II - Cadastrar o documento interno no Sigad;

III - Incluir o arquivo digital do documento no Sigad (upload);

IV - Definir as assinaturas digitais e conferir a assinatura dos responsáveis;

V - Juntar o documento nos autos do processo correspondente.

Capítulo VI

Da expedição

Art. 17. Expedição consiste na preparação e encaminhamento a destinatários internos e externos de expedientes oriundos da Advosf e de seus órgãos integrantes.

§ 1º O ato de expedição compreende a atividade de peticionamento eletrônico perante os órgãos do Poder Judiciário, desde que as peças estejam devidamente assinadas digitalmente pelos subscritores.

§ 2º Compete ao Sepesq realizar a expedição interna e ao Serviço de Apoio Técnico Administrativo (Seatad) realizar a expedição externa, inclusive nos casos de peticionamento eletrônico.

Art. 18. A expedição do processo eletrônico deve ser acompanhada da expedição do processo físico.

DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 19. A competência para classificar como reservados os documentos produzidos ou sob a guarda da Advocacia do Senado Federal fica delegada aos Coordenadores de Núcleo e seus substitutos.

Art. 20. A partir do dia 1º de janeiro de 2016, a Advosf encerrará a numeração sequencial de manifestações do Drive U, adotando-se exclusivamente a numeração sequencial do Sigad.

§ 1º Cada unidade observará numeração sequencial própria dos documentos previstos no art. 12, § 2º, deste Ato.

§ 2º Para elaboração e revisão, as manifestações serão armazenadas na pasta de cada Núcleo no Drive U e identificadas pelo número do processo do volume em que consta o despacho de encaminhamento à Advosf.

§ 3º Concluída a revisão e gerado o documento interno, com a numeração sequencial da unidade, a Secretaria do Núcleo incluirá o número do documento na versão em formato Word e renomeará o arquivo.

Art. 21. Esta instrução normativa entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 22. Revoga-se a INO nº 01, de 2013.

Advocacia do Senado Federal, 15 de maio de 2015. Alberto Cascais - Advogado-Geral do Senado.

Publicado:

- Boletim Administrativo do Senado Federal, nº 5757, seção 2, de 21/05/2015, p. 3.